Đăng ký chữ ký số khai Hải quan điện tử đúng cách

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, việc nâng cao hiệu quả trong thủ tục xuất nhập khẩu là vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Một trong những giải pháp tối ưu để đạt được điều này chính là việc đăng ký chữ ký số khai hải quan điện tử. Chữ ký số không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và an toàn cho các giao dịch điện tử của doanh nghiệp trong lĩnh vực hải quan. Ca2.one sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về lợi ích, quy trình đăng ký, cách lựa chọn nhà cung cấp uy tín và dịch vụ hỗ trợ miễn phí

Giới thiệu về đăng ký chữ ký số khai hải quan điện tử

Việc sử dụng chữ ký số trong quy trình khai hải quan điện tử không chỉ là một bước tiến về công nghệ mà còn giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý, chủ động và nhanh chóng xử lý các thủ tục xuất nhập khẩu.

Nếu bạn là cá nhân hoặc tổ chức mới, có thể tham khảo thêm thủ tục đăng ký chữ ký số cá nhân hoặc cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế để đảm bảo đồng bộ thông tin.

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan

Những lợi ích mà chữ ký số mang lại cho doanh nghiệp trong quá trình khai báo hải quan có thể kể đến như:

• Tiết kiệm thời gian: Khi sử dụng chữ ký số, các thủ tục được tiến hành trực tuyến, giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian chờ đợi và xử lý tài liệu. Điều này cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể khởi công và triển khai các dự án xuất nhập khẩu một cách nhanh chóng hơn.
• Độ chính xác cao: Nhờ vào hệ thống tự động, việc đăng ký chữ ký số giúp giảm thiểu lỗi sai sót do con người. Tất cả thông tin sẽ được xác thực một cách chặt chẽ và chính xác từ hệ thống cơ quan nhà nước.
• Bảo mật thông tin: Chữ ký số không chỉ là một công cụ để xác thực danh tính mà còn giúp bảo vệ thông tin giữa các bên liên quan, tránh tình trạng giả mạo hoặc đánh cắp thông tin.

Các quy định pháp lý liên quan đến chữ ký số và khai hải quan điện tử

Việc sử dụng chữ ký số phải tuân thủ quy định của Bộ TT&TT và Bộ Tài chính. Trước khi đăng ký, bạn nên tham khảo cách đăng ký chữ ký số trên dịch vụ công hoặc đăng ký chữ ký số trên VNeID để tối ưu thời gian.

Đồng thời, việc tiêu chuẩn hóa quy trình khai hải quan điện tử cũng sẽ giúp nâng cao tính minh bạch và công bằng trong các quy trình kiểm soát hải quan.

Tầm quan trọng khi đăng ký đúng quy trình

Đăng ký chữ ký số khai hải quan điện tử không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính, mà còn là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước đăng ký theo quy định để tránh tình trạng bị thất lạc thông tin hay không nhận được phê duyệt kịp thời từ cơ quan chức năng.

Các bước đăng ký chữ ký số hải quan điện tử chính xác

Quá trình đăng ký chữ ký số khai hải quan điện tử cần tuân theo các bước nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp.

Cắm và chạy trình quản lý của thiết bị USB ký số muốn đăng ký khai Hải quan vào máy tính đăng ký.

Các bước thực hiện đăng ký:

• Bước 1: Thực hiện mục 1.1. Đăng ký tài khoản quản trị
• Bước 2: Thực hiện mục 1.2.Người đăng ký sử dụng tài khoản quản trị để đăng ký thông tin người sử dụng hệ thống VNACCS của doanh nghiệp
• Bước 3: Thực hiện mục 1.3. Sửa thông tin đăng ký trước khi gửi tới hệ thống (Nếu có)
• Bước 4: Thực hiện mục 1.4. Gửi thông tin đăng ký tới hệ thống hải quan để được phê duyệt
• Bước 5: Thực hiện mục 1.5. Kiểm tra và xác nhận
• Bước 6: Thực hiện mục 1.6. Người đăng ký tra cứu kết quả đăng ký sau khi được hệ thống hải quan chấp nhận việc đăng ký.

Chi tiết các bước cụ thể được mô tả như dưới đây:

Sau khi truy cập vào website đăng ký người sử dụng, người đăng ký cần làm các bước sau:

• Bước 1: Đăng ký tài khoản quản trị

Người đăng ký vào chức năng Đăng ký mới để đăng ký tài khoản quản trị cho doanh nghiệp.

Sau khi click vào chức năng này sẽ xuất hiện màn hình đăng ký mới, và nhập các thông tin.

Tại phần Thông tin chữ ký số người đăng ký sau khi cắm usb chữ ký số của doanh nghiệp vào, sau đó ấn nút Đọc CKS (Đọc chữ ký số) để đọc thông tin từ chữ ký số ra.

Khi ấn nút đọc nếu hiển thị thông báo như sau

Người đăng ký ấn nút ‘No’ để đọc chữ ký số (trong trường hợp ấn ‘Yes’ sẽ không đọc được, người đăng ký cần tắt trình duyệt và bật lại để làm lại).

Sau khi đọc chữ ký số thành công người đăng ký ấn nút Đăng ký để đăng ký tài khoản quản trị. 

• Bước 2: Đăng nhập hệ thống bằng tài khoản quản trị để đăng ký thông tin

Sau khi đăng ký tài khoản quản trị thành công, người đăng ký trở về màn hình ban đầu và ấn vào nút Đăng nhập như sau:

Lúc này màn hình đăng nhập sẽ xuất hiện:

Trên màn hình đăng nhập vào hệ thống, người đăng ký tiến hành nhập thông tin sau đây của doanh nghiệp vào màn hình đăng nhập như hình trên.

Sau khi nhập đủ các thông tin trên, nhấn nút Đăng nhập để vào hệ thống. Khi đó màn hình sẽ hiển thị các chức năng của hệ thống :

Đăng ký thông tin người sử dụng hệ thống VNACCS của doanh nghiệp

Sau khi đăng nhập vào hệ thống, người đăng ký sẽ khai báo các thông tin chi tiết về doanh nghiệp bằng cách vào chức năng.

Ngoài thủ tục hải quan, chữ ký số còn được sử dụng để khai thuế, ký hợp đồng, xuất hóa đơn điện tử. Bạn có thể xem thêm cách đăng ký chữ ký số cá nhân miễn phí để tiết kiệm chi phí.

Đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS – Cơ chế một cửa quốc gia

Hệ thống VNACCS/VCIS là hệ thống thông quan tự động và cơ chế một cửa quốc gia giúp giảm thiểu thời gian xử lý và đơn giản hóa quy trình khai báo hải quan.

Hiểu rõ hệ thống VNACCS/VCIS và các dịch vụ liên quan

Hệ thống VNACCS là viết tắt của "Hệ thống thông quan tự động" và VCIS là "Hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ". Hai hệ thống này hoạt động song song hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc khai báo thông qua các dịch vụ như khai báo điện tử, hóa đơn điện tử, và thanh toán điện tử.

Vai trò của hệ thống trong quy trình khai báo, xử lý hàng hóa xuất nhập khẩu

Hệ thống VNACCS không chỉ là công cụ giúp tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và theo dõi hàng hóa xuất nhập khẩu. Điều này giúp nhà chức trách dễ dàng hơn trong việc thực thi các quy định cũng như giám sát hoạt động xuất nhập khẩu.

Các bước đăng ký hệ thống VNACCS bao gồm

Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập hệ thống của Tổng cục Hải quan tại địa chỉ: https://dknsd.customs.gov.vn/Pages/dn.aspx

Bước 2: Tại giao diện chính, tìm và chọn chức năng “Đăng ký / Cập nhật tài khoản quản trị”

Bước 3: Khi trình duyệt yêu cầu kích hoạt Java, bấm “Run this time”

Tích chọn “Always trust content from this publisher” để cho phép nội dung chạy mặc định, sau đó bấm “Run”.

Trong phần Khi trình duyệt yêu cầu kích hoạt Java, bấm “Run this time, điền đầy đủ thông tin:

• Thông tin tài khoản: Nhập Mã số thuế, Email và đặt Mật khẩu.
• Thông tin chữ ký số: Nhấn biểu tượng mũi tên để chọn thiết bị chữ ký số, đảm bảo MST trên chữ ký số trùng khớp với MST đã khai.
• Chọn “Đăng ký mới” để hoàn tất.

Bước 4:  Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông tin đăng nhập.

Chọn thiết bị chữ ký số, nhập Mã số thuế và Mật khẩu, sau đó nhấn “Đăng nhập”

Bước 5: Quay lại trang chủ, chọn I. Đăng ký → 1. OE1001 Đăng ký mới người sử dụng.

Bước 6: Tại giao diện Đăng ký người sử dụng (tab Thông tin chung):

• Nhập thông tin người đại diện, địa chỉ (không dấu), mã số thuế và ngành nghề hoạt động.
• Số lượng User code: Mỗi doanh nghiệp tương ứng 1 User code → nhập “1” và nhấn phím cách.
• Số lượng User ID: Nhập theo số lượng chữ ký số cần đăng ký khai báo VNACCS.
• Phần mềm đầu cuối: Nếu dùng phần mềm miễn phí của Hải quan → nhập “1” (tương ứng 1 chữ ký số)
• Hệ thống VNACSS-EDI: Nếu dùng phần mềm bên thứ ba → nhập “1” (tương ứng 1 chữ ký số).
• Bấm “Ghi” để lưu

Chuyển sang tab Thông tin người khai hải quan:

• Nhập họ tên (không dấu), số CMND/CCCD, email, ngày hiệu lực (ngày đăng ký) và ngày hết hiệu lực (ngày hết hạn chữ ký số).
• Chọn chữ ký số bằng biểu tượng mũi tên.
• Nhấn “Thêm” nếu muốn bổ sung người dùng/chữ ký số.

Bước 7: Vào IV. Tra cứu → 1. OE4001. Tra cứu thông tin đăng ký:

Tích chọn “Đăng ký mới” và “Sửa sau phê duyệt”.

Nhấn Tìm kiếm → Gửi.

Bảng Tra cứu thông tin hiển thị.

Nhập tên người gửi, địa chỉ email, lựa chọn chứng thư số

Nhấn vào “Ký chữ ký số” sau đó nhấn “Gửi”

Hệ thống báo “Đã gửi bản khai cho Hải quan” → chờ 3–5 phút để được phê duyệt.

Bước 8: Sau khi được duyệt, vào IV. Tra cứu → 2. OE4002. Tra cứu kết quả đăng ký để lấy thông tin:

• Tại tab Thông tin người khai hải quan, anh/chị lưu lại thông tin ở User ID

• Tab Máy tính: lưu Terminal ID và Terminal Access Key.

Bước 9: Đổi mật khẩu cho các User ID

Vào I. Đăng ký → 3. OE1006. Cấp mới mật khẩu cho người sử dụng.

Nhập User ID, tạo Password mới và bấm “Cấp Password”. Khi đó, hệ thống sẽ thông báo cập nhật mật khẩu thành công.

Lưu lại toàn bộ 4 thông số: User ID, Password, Terminal ID, Terminal Access Key.

Quản lý và cập nhật thông tin để duy trì hiệu quả khai báo điện tử

Chương trình VNACCS yêu cầu doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi và quản lý thông tin để duy trì độ chính xác và hiệu quả trong quy trình khai báo điện tử.

Những lưu ý quan trọng trong quá trình đăng ký

• Đảm bảo chữ ký số được cấp phép hợp chuẩn, phù hợp với quy định: Doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ về các quy định liên quan đến chữ ký số để không đưa ra quyết định sai lầm. Đây là điều cần thiết để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra một cách hợp pháp.
• Kiểm tra kỹ thông tin doanh nghiệp cũng như thông tin cá nhân để tránh sai sót: Đây là một yếu tố rất quan trọng trong việc thành công hay không trong quá trình đăng ký. Các thông tin sai lệch có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.
• Thường xuyên theo dõi trạng thái phê duyệt của hồ sơ đăng ký: Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra trạng thái phê duyệt để nắm bắt kịp thời và có kế hoạch xử lý nếu có vấn đề xảy ra.
• Đổi mật khẩu định kỳ để nâng cao bảo mật tài khoản: Mật khẩu là bảo mật chính cho các tài khoản trong hệ thống VNACCS. Do đó, doanh nghiệp nên thực hiện việc đổi mật khẩu định kỳ để tránh việc bị tấn công từ bên ngoài.
• Liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số hoặc bộ phận hỗ trợ khi gặp sự cố kỹ thuật: Trong quá trình sử dụng chữ ký số, không tránh khỏi những tình huống gặp sự cố. Doanh nghiệp cần nắm rõ thông tin liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ kịp thời.

Giải đáp thắc mắc thường gặp về chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử

• Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số? Chữ ký số là điều bắt buộc trong quá trình khai báo hải quan điện tử nếu doanh nghiệp muốn tiến hành các thủ tục một cách hợp pháp. Doanh nghiệp cần phải bắt buộc thực hiện trước khi bắt đầu quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Làm thế nào để biết chữ ký số đã được chấp nhận chưa? Doanh nghiệp có thể kiểm tra bằng các thao tác trên cổng thông tin của Tổng cục Hải quan hoặc liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp chữ ký số để xác nhận trạng thái của chữ ký.
• Có cần đăng ký nhiều lần cho các địa điểm khác nhau không? Chữ ký số được cấp cho một doanh nghiệp, tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoạt động ở các địa điểm khác nhau, mỗi chi nhánh cần thực hiện đăng ký tùy thuộc vào hoạt động và nhu cầu sử dụng của chi nhánh đó.
• Sử dụng chữ ký số chung cho kế khai thuế và hải quan có thể hay không? Có thể sử dụng chữ ký số chung cho cả hai loại hình này nếu như chữ ký số đó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý và có khả năng tương thích với hệ thống của cả cơ quan thuế và hải quan.
• Các vấn đề pháp lý liên quan đến chữ ký số và quy trình đăng ký: Luật pháp quy định các quy trình liên quan chặt chẽ đến chữ ký số, bao gồm các thủ tục cấp phát, sử dụng và quản lý chữ ký trong các giao dịch điện tử. Doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh vi phạm.
• Hướng dẫn xử lý lỗi phổ biến trong quá trình đăng ký và sử dụng chữ ký số: Trong quá trình đăng ký, doanh nghiệp có thể gặp phải một số lỗi như mã PIN không đúng, thông tin không chính xác hoặc hồ sơ không được phê duyệt. Doanh nghiệp cần biết cách xử lý các lỗi này, có thể liên hệ trực tiếp với trung tâm hỗ trợ của nhà cung cấp chữ ký số để được tư vấn và giải quyết nhanh chóng.

Việc đăng ký chữ ký số khai hải quan điện tử không chỉ là một bước quan trọng trong quá trình hiện đại hóa thủ tục hải quan mà còn là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu nhanh chóng, an toàn và tuân thủ theo pháp luật. Nắm vững các bước hướng dẫn và chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng phê duyệt và giảm thiểu rủi ro trong quá trình đăng ký. Để nhận được tư vấn thêm, doanh nghiệp có thể liên hệ CA2.one - nhà cung cấp giải pháp công nghệ chuyên về chữ ký số, hóa đơn điện tử và hợp đồng điện tử, nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.

Thông tin liên hệ: 

Ca2.one - CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THẺ NACENCOMM

Trụ sở chính: 

• Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Bohemia, 25 Nguyễn Huy Tưởng, phường Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội

• Telephone: 024 35765146

Chi nhánh HCM: 

• Địa chỉ: Tầng 3, số 16 Sông Thao, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

• Telephone: 028 62587483