Cách đăng ký Chữ ký số USB token với cơ quan thuế đúng chuẩn

Việc đăng ký chữ ký số USB Token với cơ quan thuế là một bước thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào mong muốn thực hiện các giao dịch thuế điện tử một cách hiệu quả và an toàn. Nắm rõ cách đăng ký chữ ký số USB Token với cơ quan thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kê khai, nộp thuế, và các thủ tục hành chính khác. Hướng dẫn chi tiết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị và thực hiện quy trình này một cách thuận lợi nhất.

Điều kiện cần để đăng ký token thuế

Trước khi bắt tay vào quy trình đăng ký token thuế, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mình đáp ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ở giai đoạn này không chỉ giúp quy trình diễn ra suôn sẻ mà còn tránh được những sai sót không đáng có, gây mất thời gian và công sức. Đây là nền tảng để doanh nghiệp có thể thực hiện thành công việc tích hợp chữ ký số vào hệ thống quản lý thuế của mình, từ đó khai thác tối đa lợi ích mà công nghệ này mang lại trong kỷ nguyên số hóa.

Điều kiện pháp lý và thông tin doanh nghiệp

Điều kiện tiên quyết để đăng ký chữ ký số USB Token với cơ quan thuế là doanh nghiệp phải có tư cách pháp nhân hợp lệ và đã hoàn tất quá trình đăng ký kinh doanh với cơ quan chức năng. Điều này bao gồm việc sở hữu Giấy phép Đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp, cùng với mã số thuế đã được Tổng cục Thuế cấp phát và đang hoạt động.

Mọi thông tin trên các giấy tờ này, từ tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế cho đến thông tin của người đại diện theo pháp luật, phải chính xác và trùng khớp tuyệt đối. Cơ quan thuế sẽ sử dụng các thông tin này để xác minh danh tính và quyền hạn của người sử dụng chữ ký số.

Thiết bị và phần mềm cần thiết

Để sử dụng chữ ký số USB Token phục vụ kê khai thuế điện tử, doanh nghiệp cần trang bị một thiết bị USB Token hợp lệ. Thiết bị này phải được cung cấp bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng (CA) đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép và chấp nhận bởi Tổng cục Thuế. Các nhà cung cấp uy tín như CA2.one, VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, Newtel-CA, Bkav-CA... là những lựa chọn phổ biến, đảm bảo tính pháp lý và an toàn kỹ thuật cho chữ ký số của bạn.

cach-dang-ky-chu-ky-so-usb-token-voi-co-quan-thue-1.jpg — Chữ ký số USB Token

Bên cạnh USB Token, doanh nghiệp cũng cần trang bị các phần mềm hỗ trợ chuyên dụng:

Phần mềm kê khai thuế HTKK (Hỗ trợ kê khai) do Tổng cục Thuế cung cấp.
Phần mềm driver đi kèm với USB Token, được cung cấp bởi nhà cung cấp chữ ký số, giúp máy tính nhận diện và tương tác với thiết bị.
Ngoài ra, việc cài đặt các phần mềm hỗ trợ như Java Runtime Environment (JRE).

Quy trình đăng ký token thuế cho doanh nghiệp

Sau khi đã hoàn thành việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước trong quy trình đăng ký chữ ký số USB Token với cơ quan thuế. Quy trình này, mặc dù có vẻ phức tạp với nhiều bước kỹ thuật và hành chính, nhưng nếu tuân thủ đúng hướng dẫn và thực hiện cẩn trọng, sẽ diễn ra một cách suôn sẻ.

Từ việc chuẩn bị hồ sơ tỉ mỉ đến các thao tác kỹ thuật, mỗi giai đoạn đều đóng vai trò quan trọng để đảm bảo chữ ký số của doanh nghiệp được công nhận và có thể sử dụng hợp pháp trong các giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

Chi tiết các bước đăng ký chữ ký số USB Token thuế cho doanh nghiệp

Sau khi đã hoàn thành việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước trong quy trình đăng ký token thuế. Quy trình này, mặc dù có vẻ phức tạp với nhiều bước kỹ thuật và hành chính, nhưng nếu tuân thủ đúng hướng dẫn và thực hiện cẩn trọng, sẽ diễn ra một cách suôn sẻ. Từ việc chuẩn bị hồ sơ tỉ mỉ đến các thao tác kỹ thuật, mỗi giai đoạn đều đóng vai trò quan trọng để đảm bảo chữ ký số của doanh nghiệp được công nhận và có thể sử dụng hợp pháp trong các giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

Người dùng tiến hành 6 bước như sau:

Bước 1: Kết nối USB Token chứa chữ ký số với máy tính.

Bước 2: Mở trình duyệt và truy cập trang http://thuedientu.gdt.gov.vn. Tại giao diện chính, chọn mục Doanh nghiệp.

Cách đăng ký Chữ ký số USB token với cơ quan thuế — Mở trình duyệt và truy cập trang http://thuedientu.gdt.gov.vn

Bước 3: Nhập mã số thuế của đơn vị vào ô tương ứng, sau đó bấm Tiếp tục.

Bước 4: Màn hình sẽ hiển thị trang thông tin của người nộp thuế. Một số dữ liệu như mã số thuế, tên đơn vị và địa chỉ sẽ được tự động điền.

Bạn cần bổ sung các thông tin còn thiếu: họ tên người đại diện pháp luật, số điện thoại liên hệ, địa chỉ email, mật khẩu đăng nhập và xác nhận lại mật khẩu. Hoàn tất, nhấn Đọc CKS rồi bấm Tiếp tục.

Bước 5: Cửa sổ yêu cầu nhập mã PIN của USB Token sẽ hiện ra. Điền đúng mã PIN, chọn Chấp nhận và tiếp tục.

Cách đăng ký Chữ ký số USB token với cơ quan thuế

Bước 6: Tờ khai “Đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan thuế” sẽ xuất hiện. Hãy rà soát toàn bộ thông tin để đảm bảo tính chính xác, sau đó chọn Ký và gửi. Xác nhận thao tác ký bằng chữ ký số để hoàn tất quy trình.

Ca2.one - đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín trong lĩnh vực thuế điện tử

CA2.one là nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng uy tín, được cấp Giấy phép số 604/GP-BTTTT bởi Bộ Thông tin và Truyền thông. Dịch vụ này được thiết kế đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật, bao gồm Luật Giao dịch điện tử 51/2005/QH11, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, cùng Thông tư 16/2019/TT-BTTTT.

Ngoài ra, chữ ký số từ xa CA2 Remote Signing của CA2.one đáp ứng tiêu chuẩn SCAL2 theo chuẩn eIDAS của Châu Âu, đồng thời sở hữu các chứng nhận uy tín như ISO 27001:2013 về quản lý an ninh thông tin và chứng nhận Tayllorcox.

Nhờ vậy, chữ ký số CA2.one mang lại khả năng giao dịch điện tử an toàn tuyệt đối với cơ quan thuế và nhiều nền tảng khác. Người dùng có thể ký tài liệu mọi lúc, mọi nơi với tốc độ nhanh, bảo mật cao và độ tin cậy đã được kiểm chứng cả trong và ngoài nước.

Ngoài đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế, CA2.one còn hỗ trợ cách đăng ký chữ ký số với cơ quan BHXH và hướng dẫn đăng ký chữ ký số khai hải quan điện tử, giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ quy trình giao dịch điện tử.

Thông tin liên hệ:

Ca2.one - CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THẺ NACENCOMM

Trụ sở chính: