Đăng ký chứng thư số với cơ quan thuế như thế nào?

Việc đăng ký chứng thư số với cơ quan thuế là một bước thiết yếu và không thể thiếu đối với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh tại Việt Nam trong kỷ nguyên số. Chứng thư số một loại chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, được sử dụng để xác thực danh tính của một cá nhân, tổ chức trong các giao dịch điện tử. Hiểu đơn giản, nó giống như một "chứng minh thư điện tử" giúp xác nhận người ký số là ai và đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số được sử dụng. Sự phổ biến của chứng thư số phản ánh xu hướng số hóa mạnh mẽ của nền hành chính công, mang lại tiện ích và hiệu quả vượt trội so với phương pháp thủ công truyền thống.

Hướng dẫn đăng ký chứng thư số với cơ quan thuế

Trong bối cảnh nền kinh tế số ngày càng phát triển, việc thực hiện các thủ tục hành chính qua mạng không chỉ là xu hướng mà đã trở thành quy chuẩn, đặc biệt là trong lĩnh vực thuế. Chứng thư số - 1 phần quan trọng của chữ ký số chính là chìa khóa mở ra cánh cửa giao dịch điện tử an toàn và hiệu quả với cơ quan thuế.

Do vậy, nắm vững quy trình đăng ký chữ ký số không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tiết kiệm thời gian, công sức đáng kể. Đây là một quy trình đòi hỏi sự tỉ mỉ, nhưng một khi đã thành thạo, nó sẽ đơn giản hóa rất nhiều các nghiệp vụ thuế định kỳ. Sự chủ động trong việc tìm hiểu và thực hiện đúng các bước hướng dẫn sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối không đáng có, đảm bảo mọi giao dịch được thông suốt và đúng hạn. 

Bước 1: NNT truy cập vào đường dẫn http://thuedientu.gdt.gov.vn, Chọn phân hệ “DOANH NGHIỆP”

Bước 2: NNT nhấn nút <Đăng ký> hệ thống hiển thị màn hình giao diện như sau:

• NNT nhập Mã số thuế của doanh nghiệp

• Bấm <Tiếp tục> màn hình hiển thị giao diện cho phép NNT nhập các thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ:

Bước 3 : NNT nhập các thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ:

• Người đại diện pháp luật của người nộp thuế: nhập người đại diện pháp luật của NNT

• Điện thoại: nhập số điện thoại liên hệ của doanh nghiệp

• Email: nhập địa chỉ email liên hệ của doanh

• Cắm USB Token vào và bấm <Đọc CKS> hệ thống hiển thị màn hình nhập số PIN

• NNT nhập mã PIN, bấm <Chấp nhận>, hệ thống thực hiện tải thông tin <Số Serial chứng thư số chính> và <Tổ chức cấp chứng thư số chính> lên màn hình

• Chọn <Bỏ qua>,nếu muốn đóng cửa sổ yêu cầu nhập mã PIN và quay lại màn hình đang thao tác.

  • Nhập mật khẩu đăng nhập để tự thiết lập mật khẩu đăng nhập hệ thống.

  • Xác nhận mật khẩu đăng nhập.

  • Tích chọn cả 2 dịch vụ “Khai thuế điện tử” và “Nộp thuế điện tử”

Bước 4: Bấm <Tiếp tục> hệ thống hiển thị màn hình đăng ký thông tin cụ thể cho từng dịch vụ

Bước 5: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cho các dịch vụ đã đăng ký, NNT bấm <Tiếp tục> hệ thống hiển thị mẫu đăng ký 01/ĐK-TĐT “Đăng ký giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử”

NNT bấm <Ký và gửi>, hệ thống yêu cầu nhập mã pin chứng thư số. NTT nhập mã pin và bấm <Chấp nhận>.

Màn hình hiển thị thông báo “Ký điện tử thành công”

Nếu doanh nghiệp đã thay đổi nhà cung cấp chữ ký số, cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp mới để cập nhật dữ liệu, hoặc thực hiện các bước hướng dẫn cập nhật trong hệ thống theo quy trình đã đề cập để tránh phát sinh lỗi tiếp theo.

Các lỗi thường gặp khi đăng ký chứng thư số và cách khắc phục

Lỗi chữ ký số chưa được xác nhận tại cơ quan thuế

Khi có sự thay đổi trong doanh nghiệp như chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, thay đổi người đại diện, hoặc cập nhật địa chỉ liên hệ, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình để cập nhật thông tin trong hệ thống thuế điện tử. Qua đó tránh rắc rối về sau khi nộp hồ sơ, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của chứng thư số. Hai trường hợp phổ biến cần cập nhật là: thay đổi thông tin nộp thuế điện tử và thay đổi thông tin khai thuế điện tử. Quá trình này giúp duy trì tính hợp lệ của chữ ký số, tránh phát sinh lỗi hoặc bị từ chối hồ sơ.

Cách 1: Thay đổi thông tin mục Nộp thuế điện tử

Bước 1: Truy cập hệ thống http://thuedientu.gdt.gov.vn/ và chọn mục Doanh nghiệp.

Người dùng tiến hành đăng nhập hệ thống với vai trò Doanh nghiệp 

Bước 2: Để đăng nhập, tại cửa sổ Đăng nhập hệ thống, người dùng điền đầy đủ các thông tin bao gồm tên đăng nhập, mật khẩu và chọn đối tượng là “Người nộp thuế”.

Người dùng cần điền đầy đủ thông tin để Đăng nhập hệ thống

Bước 3: Người dùng chọn mục Quản lý tài khoản sau đó chọn Thay đổi thông tin dịch vụ và Thay đổi thông tin CKS.

Chọn Thay đổi thông tin dịch vụ và Thay đổi thông tin CKS tại mục Quản lý tài khoản 

Bước 4: Trên cửa sổ yêu cầu nhập mã PIN, người dùng nhập số PIN, chọn Chấp nhận và nhấn Tiếp tục.

Nhập số PIN và nhấn Chấp nhận

Bước 5: Tiếp theo, hệ thống sẽ hiển thị tờ khai với các thông tin mới cập nhật để người dùng kiểm tra và xác nhận trước khi gửi lên hệ thống. Sau khi rà soát thông tin đã chính xác, người dùng chọn Ký và gửi.

Người dùng chọn Ký và gửi sau khi kiểm tra và xác nhận thông tin trên tờ khai đăng ký

Bước 6: Người dùng sẽ tiếp tục nhập lại mã PIN một lần nữa và chọn Chấp nhận. Sau đó, màn hình sẽ xuất hiện thông báo “Ký điện tử thành công”. Trong thời gian từ 5 phút - 2 tiếng, hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận cập nhật thông tin cho người dùng.

Cách 2: Thay đổi thông tin mục Khai thuế điện tử

Người nộp thuế các bước thay đổi thông tin tại mục Khai thuế điện tử tương tự như mục Nộp thuế điện tử.

Lỗi liên quan đến phần mềm và thiết bị

Đây là nhóm sự cố thường gặp nhất khi đăng ký và sử dụng chứng thư số, thường biểu hiện ở việc không ký số được hoặc hệ thống không nhận USB Token. Nguyên nhân phổ biến gồm:

• Driver USB Token lỗi hoặc chưa cài đúng cách → cần gỡ bỏ và cài đặt lại driver mới nhất từ nhà cung cấp.

• Java hoặc trình duyệt không tương thích → cập nhật Java, đổi sang trình duyệt khác (Chrome, Firefox, IE compatibility mode).

• Kết nối phần cứng → kiểm tra cổng USB hoặc thay Token khác nếu nghi ngờ hỏng.

• Cài đặt bảo mật → tường lửa, antivirus hoặc trình duyệt có thể chặn; nên thêm website thuế vào “Trusted sites” hoặc tạm tắt tường lửa trong môi trường an toàn.

• Xung đột phần mềm → khởi động lại máy, gỡ ứng dụng gây cản trở hoặc trong trường hợp nghiêm trọng có thể cài lại hệ điều hành (sau khi sao lưu dữ liệu).

Phần lớn lỗi có thể khắc phục bằng các bước kiểm tra cơ bản, không quá phức tạp.

Ca2.one - Đơn vị cung cấp chứng thư số uy tín

CA2.one là nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng uy tín, trực thuộc Công ty Công nghệ Thẻ Nacencomm – thành viên Tập đoàn Hanel, và đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp Giấy phép số 604/GP-BTTTT. Dịch vụ của CA2.one tuân thủ đầy đủ khung pháp lý gồm: Luật Giao dịch điện tử 51/2005/QH11, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, cùng Thông tư 16/2019/TT-BTTTT. 

Nhờ đó, CA2.one đảm bảo tính hợp pháp, an toàn kỹ thuật và chất lượng dịch vụ theo chuẩn quốc gia. Điều này giúp doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi thực hiện các giao dịch quan trọng, đặc biệt là khi nộp hồ sơ đăng ký chứng thư số với cơ quan thuế và các giao dịch tài chính khác.

Trong bối cảnh thị trường chứng thư số đa dạng, lựa chọn đúng nhà cung cấp là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giao dịch thuận tiện, an toàn và bền vững. Ca2.one nổi bật nhờ:

• Uy tín & kinh nghiệm: nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực chứng thư số, được pháp luật bảo chứng.

• Chuyên môn vững vàng: đội ngũ kỹ thuật am hiểu sâu về quy định pháp lý và công nghệ ký số.

• Hỗ trợ 24/7: sẵn sàng xử lý sự cố và tư vấn bất cứ lúc nào.

• Thủ tục nhanh gọn: quy trình đăng ký và cấp chứng thư số đơn giản, chi phí hợp lý.

• Tương thích cao: tích hợp dễ dàng với các phần mềm kế toán, quản trị doanh nghiệp và đăng ký với cổng thông tin của cơ quan nhà nước (Thuế, BHXH, Hải quan...).

Thông tin liên hệ: 

Ca2.one - CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THẺ NACENCOMM

Trụ sở chính: 

• Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Bohemia, 25 Nguyễn Huy Tưởng, phường Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội

• Telephone: 024 35765146

Chi nhánh HCM: 

• Địa chỉ: Tầng 3, số 16 Sông Thao, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

• Telephone: 028 62587483