Có bắt buộc đăng ký chữ ký số không?

Có bắt buộc đăng ký chữ ký số không? Đây là câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh quan tâm khi muốn đảm bảo tính hợp pháp, an toàn trong các hoạt động điện tử. Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, việc sử dụng chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến, thậm chí là bắt buộc trong một số lĩnh vực quan trọng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định pháp luật liên quan, các trường hợp cần thiết và lợi ích của việc đăng ký, sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp.

Chữ ký số đang được sử dụng rộng rãi bởi những ưu điểm vượt trội như tiết kiệm thời gian và công sức cho người dùng. Với sự phổ biến này, nhiều người mới bắt đầu vẫn băn khoăn liệu có bắt buộc đăng ký chữ ký số không?

Vì sao bắt buộc phải đăng ký chữ ký số?

Về nguyên tắc, các tổ chức và cá nhân có quyền tự do lựa chọn sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh. Điều này được quy định rõ tại Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14: “Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử”.

Như vậy, trên lý thuyết, bạn không bắt buộc phải sở hữu chữ ký số và hoàn toàn có quyền lựa chọn việc sử dụng hay không. Tuy nhiên, trong thực tế vận hành và giao dịch với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp vẫn phải sử dụng chữ ký số trong một số trường hợp đã được quy định trong các văn bản pháp luật, nhằm đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của các giao dịch điện tử.

Những tình huống bắt buộc phải dùng chữ ký số cần biết

Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trong 3 trường hợp sau:

Trường hợp 1: Áp dụng khi phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa và dịch vụ theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Một hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ khi có chữ ký điện tử của người bán theo quy định của pháp luật. Nếu thiếu chữ ký số, hóa đơn sẽ không đủ tính pháp lý và không được công nhận là hợp pháp. Do đó, đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính xác thực và giá trị pháp lý cho mọi giao dịch hóa đơn điện tử.

Trường hợp 2: Áp dụng trong hoạt động kê khai, nộp thuế

Từ năm 2015, các doanh nghiệp tại Việt Nam đã phải tiến hành giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử. Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019 quy định rõ: “Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật”.

Chữ ký số đã thay thế chữ ký viết tay để xác thực các tờ khai, báo cáo thuế và chứng từ nộp thuế, giúp mọi giao dịch diễn ra an toàn, minh bạch và có giá trị pháp lý cao.

Trường hợp 3: Áp dụng khi kê khai bảo hiểm xã hội

Việc kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử cũng là một trong những trường hợp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Theo Điều 4 Quyết định 838/QĐ-BHXH: “Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực…”. Quy định này đảm bảo mọi hồ sơ kê khai BHXH điện tử đều được xác thực chính xác bởi người có thẩm quyền.

4 lợi ích doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số

Mặc dù không phải mọi hoạt động đều bắt buộc, việc đăng ký chữ ký số mang lại nhiều lợi ích chiến lược, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Mặc dù hiện nay không phải tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều bắt buộc phải dùng chữ ký số, nhưng thực tế lại cho thấy vai trò của nó là vô cùng quan trọng trong quá trình vận hành, phát triển. Có thể thấy, việc sử dụng chữ ký số mang lại lợi ích rõ rệt, giúp doanh nghiệp đảm bảo các yêu cầu pháp lý, nâng cao hiệu quả hoạt động đồng thời góp phần cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.

Bắt kịp xu thế chuyển đổi số

Trong thế kỷ 21, công nghệ thông tin đang trở thành trụ cột chính trong mọi lĩnh vực của đời sống kinh doanh. Các quy trình giấy tờ truyền thống dần dần bị thay thế bởi các phương tiện kỹ thuật số, giúp tối ưu hóa thời gian, công sức và nguồn lực. Chữ ký số đóng vai trò trung tâm trong hệ sinh thái này, đảm bảo các hoạt động điện tử đều có tính xác thực, pháp lý không khác gì ký tay truyền thống nhưng nhanh chóng và tiện lợi hơn nhiều.

Việc chậm chân trong việc áp dụng chữ ký số có thể khiến doanh nghiệp bị tụt lại phía sau đối thủ cạnh tranh, mất cơ hội mở rộng thị trường, hợp tác, liên kết. Bởi lẽ, trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các khách hàng, đối tác ưu tiên chọn những doanh nghiệp tiên phong, đảm bảo an toàn và minh bạch trong các hoạt động digital. Do đó, bắt kịp xu thế công nghệ 4.0 chính là bước đi cần thiết để khẳng định vị thế, tạo dựng uy tín và niềm tin trong cộng đồng kinh doanh.

Đơn giản hóa quy trình 

Chữ ký số giúp doanh nghiệp giảm thiểu các thủ tục hành chính phức tạp, giảm bớt các bước ký kết giấy tờ truyền thống, giảm thiểu thời gian, công sức và chi phí quản lý hồ sơ. Thay vì phải in, ký tay, scan hoặc gửi qua bưu điện, các hoạt động ký xác nhận, gửi hóa đơn, kê khai thuế, nộp hồ sơ BHXH đều có thể thực hiện nhanh chóng qua nền tảng điện tử.

Đặc biệt, tính năng lưu trữ và truy cập dữ liệu theo thời gian thực giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, điều chỉnh, phù hợp với yêu cầu chứng thực của pháp luật. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể tập trung vào việc phát triển chiến lược, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà không bị rối rắm bởi các thủ tục giấy tờ rườm rà, bất cập. Đây chính là con đường tối ưu hóa hiệu quả quản trị, vận hành của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

Tối ưu thời gian và chi phí hoạt động

Việc sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian trong các hoạt động pháp lý, như nộp thuế, hóa đơn điện tử, kê khai BHXH. Thay vì phải thử chế từ, chờ đợi gửi giấy hoặc đi lại nhiều lần, các thao tác có thể thực hiện ngay lập tức qua hệ thống điện tử có chứng thực chữ ký số. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển mà còn giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với các tình huống phát sinh.

Thời gian tiết kiệm này có thể được tái đầu tư vào các hoạt động trọng tâm của doanh nghiệp như nghiên cứu, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường hay nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Tối ưu thời gian và chi phí không những giúp hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận mà còn làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường ngày càng khốc liệt hơn.

Hạn chế rủi ro tiềm ẩn

Chữ ký số giúp loại bỏ các rủi ro liên quan đến giả mạo, làm giả hồ sơ, tài liệu trong các hoạt động điện tử. Khi đã có chứng thư số xác thực, các giao dịch của doanh nghiệp đều được đảm bảo về tính hợp pháp, chính xác và an toàn. Thay vì lo lắng về khả năng bị lừa đảo hay tranh chấp pháp lý sau này, doanh nghiệp có thể yên tâm thực hiện các thao tác điện tử mà không sợ mất dữ liệu hay bị giả mạo.

Hơn nữa, chữ ký số còn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, theo dõi và truy vết các hoạt động đã thực hiện, từ đó giảm thiểu các rủi ro về mất mát dữ liệu hay sai phạm pháp lý. Trong thời đại mà các mối đe dọa về an ninh mạng ngày càng gia tăng, việc sử dụng chữ ký số chính là lá chắn bảo vệ vững chắc cho hệ thống hoạt động của doanh nghiệp.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chữ ký số Ca2.one

Ca2.one là nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín hàng đầu, được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động. Khi đăng ký chữ ký số tại Ca2.one, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Đảm bảo an toàn thông tin và lợi ích doanh nghiệp: Chữ ký số Ca2.one sở hữu tính toàn vẹn, tính xác thực, tính chống chối bỏ và tính bảo mật cao, đảm bảo mọi giao dịch đều an toàn và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

• Tối ưu thời gian và chi phí: Dịch vụ của Ca2.one hỗ trợ người dùng ký số 24/7, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, các thủ tục rườm rà phức tạp.

• Tính ứng dụng cao: Chữ ký số Ca2.one cho phép người dùng thực hiện ký kết trong nhiều lĩnh vực: từ các thủ tục hành chính công (thuế điện tử, hải quan, bảo hiểm) đến thương mại điện tử (hợp đồng, đấu thầu, chứng khoán).

• Hỗ trợ chuyên nghiệp: Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng mọi lúc, mọi nơi, giúp bạn giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh.

Như vậy, dù không phải mọi hoạt động đều bắt buộc, việc đăng ký chữ ký số cá nhân hay doanh nghiệp, tổ chức đúng quy định là một khoản đầu tư xứng đáng. Hãy liên hệ ngay với Ca2.one để sở hữu giải pháp chữ ký số an toàn, hiệu quả và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Thông tin liên hệ: 

Ca2.one - CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THẺ NACENCOMM

Trụ sở chính: 

• Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Bohemia, 25 Nguyễn Huy Tưởng, phường Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội

• Telephone: 024 35765146

Chi nhánh HCM: 

• Địa chỉ: Tầng 3, số 16 Sông Thao, Phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

• Telephone: 028 62587483